Aufbewahrungspflichten: Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?

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Im Laufe eines Lebens fallen viele Unterlagen an. Häufig ist es nicht nötig, sie dauerhaft aufzubewahren. Doch für manche gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Hier erfahren Sie, welche Dokumente Sie wie lange behalten sollten und welche Sie nach einer Weile entsorgen können.
Ein Gesetzestext, in dem das Wort Aufbewahrungspflicht angefettet ist.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Wie für viele geschäftliche Unterlagen gelten auch für manche privaten Unterlagen bestimmte Aufbewahrungsfristen.
  • Unterlagen, die Sie niemals wegwerfen sollten, sind solche, die Ihre Abstammung oder Identität nachweisen, wie etwa Geburtsurkunden oder gültige Ausweise.
  • Ob Sie Daten digital oder analog auf Papier haben, ist für Aufbewahrungsfristen nicht entscheidend. Auf den Inhalt kommt es an.
  • Achten Sie bei der Entsorgung digitaler Unterlagen darauf, dass Sie personenbezogene Daten DSGVO-konform vernichten.
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Diese analogen Unterlagen sollten Sie nicht entsorgen

Manche Unterlagen sind wichtig, weil Sie Ihre Abstammung und Identität nachweisen oder Ihre Ausbildungs- und Arbeitslaufbahn oder finanzielle Situation dokumentieren. Die Unterlagen, die Sie dauerhaft aufbewahren sollten, sind:

  • Geburts- oder Adoptionsurkunden,
  • Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse,
  • gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass,
  • Namensänderungsurkunden, Erbscheine
  • Sozialversicherungsausweis,
  • Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge zu Immobilien,
  • Belege zu größeren Anschaffungen wie Autos oder Uhren. Diese sollten Sie so lange aufbewahren, wie Sie in Ihrem Besitz sind.
  • Patientenverfügungen,
  • Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen, etwa Kinderheimen, Kliniken und Gefängnissen,
  • Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform, Lebensversicherungspolicen,
  • Zeugnisse, wie etwa Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, aber auch relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen,
  • Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen Sie 30 Jahre aufbewahren.
  • Je nach Relevanz ärztliche Unterlagen. Hintergrund: Die Aufbewahrungsfrist bei den behandelnden Ärztinnen und Ärzten endet nach 10 Jahren. Danach vernichten sie die Unterlagen zu Ihren Behandlungen endgültig.

Ausnahme Testamente: Sie werden idealerweise beim Nachlassgericht oder Amtsgericht verwahrt und nicht bei Ihnen zuhause.

Auch Unterlagen, die die Altersversorgung betreffen, sollten Sie aufbewahren. Dazu zählen:

  • Arbeitsverträge,
  • Meldungen zur Sozialversicherung und
  • Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit, falls Sie arbeitslos waren.

Sie können am Ende relevant sein, wenn es darum geht, die Höhe Ihrer Rente zu berechnen.

Gut zu wissen: Haben Sie keinen Arbeitsvertrag, etwa weil Sie während des Studiums einen Minijob hatten, lassen Sie sich die Arbeitszeiten vom alten Arbeitgeber bestätigen. Ist dies nicht möglich, sollten Sie zumindest alle anderen relevanten Unterlagen zu dieser Tätigkeit, wie etwa Kontoauszüge, bis zum Renteneintritt aufheben.

Tipp: Hilfreich kann es übrigens auch sein, schon lange vor dem Rentenalter eine sogenannte Kontenklärung bei der gesetzlichen Rentenversicherung durchzuführen. Ab einem Alter von 55 Jahren bekommen Sie von der Deutschen Rentenversicherung alle 3 Jahre eine Rentenauskunft mit Ihrem persönlichen Versicherungsverlauf. Dieser Versicherungsverlauf kann aber unvollständig sein. Für Ihre volle Rente sollten Sie Lücken unbedingt schließen.

Eine Kontenklärung können Sie jederzeit beantragen. Dabei können Sie Zeiten in Schule, Ausbildung oder Studium und Beschäftigungen nachmelden, die die Deutsche Rentenversicherung bisher übersehen hatte. Je früher Sie das machen, desto eher haben Sie möglicherweise notwendige Nachweise noch parat.

Wie Sie analoge Unterlagen gut sichern, erfahren Sie im verlinkten Artikel.

Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?

3 Monate bis 1 Jahr

  • Gehaltsabrechnungen
    Monatliche Gehaltsabrechnungen können Sie eigentlich vernichten, nachdem Sie sie kontrolliert haben. Es gibt aber gute Gründe, sie länger aufzuheben:

    Behalten Sie Ihre Gehaltsabrechnungen mindestens so lange, bis Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung bekommen und kontrolliert haben. Die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen sollten Sie möglichst alle bis zur Rente aufbewahren.

    Häufig brauchen Sie Gehaltsabrechnungen auch, um einen Kredit zu beantragen. Deshalb heben Sie am besten immer die 3 aktuellsten auf.

    Bei Unterhaltsverfahren brauchen Sie regelmäßig die Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate.

    Ähnlich ist es, wenn Sie Wohngeld beantragen. Auch dann brauchen Sie oft die Bescheinigungen der letzten 12 Monate.

Behalten Sie Gehaltsabrechnungen also am besten 1 Jahr. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.

2 Jahre

  • Handwerkerrechnungen
    Wenn Sie als Privatmensch einen Handwerker beauftragt haben, sollten Sie die Rechnung mindestens 2  Jahre aufbewahren. Dann haben Sie im Fall von Gewährleistungsansprüchen eine bessere Argumentationsgrundlage.  Etwas anderes ist es, wenn Sie Eigentümer:in oder Vermieter:in sind. Dann sollten Sie Handwerkerrechnungen 6 Jahre aufheben.
  • Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbons
    Am besten bewahren Sie sie zusammen mit Anleitungen und gegebenenfalls Originalverpackungen auf. Das hilft Ihnen, falls Sie ein Produkt wiederverkaufen möchten oder es reklamieren müssen.

    Tipp: Behalten Sie vor allem Belege für Gegenstände, die über die Hausratversicherung versichert sind. Dann können Sie deren Wert im Notfall besser belegen.

3 Jahre

  • Kontoauszüge oder Überweisungen
    Private Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen sollten Sie mindestens 3 Jahre aufheben. Sie dienen Ihnen zum einen als Beleg für Anschaffungen. Zum anderen  können Sie so wiederkehrende Zahlungen wie Miete nachweisen. Danach  können Sie sie vernichten, weil die Verjährungsfrist endet.
  • Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise
    Behalten Sie diese noch 3 Jahre, nachdem das Mietverhältnis geendet hat oder Sie ausgezogen sind.
    Gut zu wissen: Sie haben eine Immobilie privat vermietet? Dann gelten für Sie oftmals längere Fristen als für gewerbliche Vermieter:innen. So sollten Sie zum Beispiel Mietverträge 6 Jahre lang aufbewahren.
  • Versicherungspolicen
    Behalten Sie sie möglichst 3 Jahre länger als die Versicherungsdauer währt.
  • Verträge zu Abonnements
    Insbesondere Kündigungen sollten Sie 3 Jahre länger aufbewahren als die Laufzeit des Abos.

4 Jahre

  • Steuerunterlagen und Belege für das Finanzamt
    Der Lohnsteuerhilfeverein empfiehlt, Steuerunterlagen noch 4 Jahre aufzuheben. Hintergrund: Manchmal ist der  Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder er wurde unter Vorbehalt verschickt. In dem Fall müssen Sie Ihre Belege weiterhin archivieren.

    Weitere Ausnahmen für Steuerunterlagen:  Bei Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr müssen Sie Belege 6 Jahre aufbewahren. Selbstständige und Freiberufler:innen müssen einige Dokumente sogar 10 Jahre aufbewahren.

6 Jahre

  • Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen
    Sie sind Eigentümer:in oder private:r Vermieter:in? Dann sollten Sie Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen 6 Jahre aufbewahren.
  • Belege für das Finanzamt
    Wenn Ihr jährliches Einkommen über 500.000 Euro liegt, müssen Sie Belege und Aufzeichnungen 6 Jahre aufheben.

10 Jahre

  • Steuerunterlagen
    Den Steuerbescheid selbst sollten Sie mindestens 10 Jahre, am besten dauerhaft archivieren. Denn möglicherweise werden zukünftig staatliche Förderungen eingeführt, wie zum Beispiel das Baukindergeld oder KfW-Zuschüsse für Modernisierungsmaßnahmen. Wenn Sie dann Förderungen beantragen möchten, könnten die Steuerbescheide hilfreich sein.

    Auch als Selbstständige und Freiberufler:innen haben Sie eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Wann genau beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder ein Vertrag geschlossen wurde. Bei einer Handwerkerrechnung zum Beispiel, die am 6. Juni 2022 ausgestellt worden ist, beginnt die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren somit am 1. Januar 2023 und endet mit dem 31. Dezember 2024.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für digitale Unterlagen?

Die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente sind die gleichen wie in der analogen Welt. Sie sollten aber zum Beispiel Kontoauszüge regelmäßig herunterladen. Dadurch machen Sie sich unabhängiger, falls Sie einmal keinen Zugang auf Ihren Account haben. 

Wie verfahre ich mit persönlichen digitalen Dokumenten?

Wie lange Sie Dokumente aufheben, hängt sehr von Ihren persönlichen Bedürfnissen ab. Eine gute Vorgehensweise besteht darin, jedes Mal, wenn Sie eine Datei in einem bestehenden Ordner ablegen, zu prüfen, ob und welche Unterlagen in diesem Ordner Sie löschen können.

Im Gegensatz zu Fotos und Filmen stoßen Sie bei Text-und Tabellendateien kaum auf Speicherplatzprobleme. Frühzeitig auszusortieren hilft Ihnen aber, sich in Ihren Unterlagen besser zurechtzufinden. Wie Sie sich einen Überblick über Ihre Unterlagen verschaffen, erfahren Sie im verlinkten Beitrag.

Grundsätzlich können Sie Entwürfe von Schreiben oder Tabellen, etwa Bewerbungsbriefe und Haushaltsrechnungen, vernichten, sobald die Reinschrift vorliegt. Häufig eignet sich zumindest ein Entwurf als Vorlage für künftige Schreiben.

Wie kann ich analoge und digitale Unterlagen sicher vernichten?

Ist die Aufbewahrungspflicht von privaten Unterlagen vorbei und brauchen Sie sie nicht mehr, können Sie sie vernichten. Sie sollten alle analogen Unterlagen, die persönliche Angaben enthalten könnten, schreddern und anschließend im Papiermüll entsorgen.

Achten Sie im eigenen Interesse darauf, dass Dokumente DSGVO-konform vernichtet werden, sobald die Unterlagen sensible Daten über Sie oder Ihre Angehörigen enthalten. Vernichtet werden sollten folgende Daten:

  • Name
  • Alter
  • Anschrift
  • Familienstand
  • Körpergröße und -gewicht
  • Telefonnummer
  • E-Mailadresse
  • Kfz-Kennzeichen
  • Krankendaten
  • Werturteile wie Zeugnisse
  • Kontonummer
  • Personalnummer
  • Ethnische Herkunft
  • Politische Meinungen
  • Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
  • Gewerkschaftszugehörigkeit

Wenn Sie Ihren Rechner, Ihr Smartphone oder einen Datenträger entsorgen möchten, sollten Sie die Daten löschen und die Geräte anschließend physikalisch vernichten.

Wenn Sie Speichermedien an Dritte weitergeben oder verkaufen, löschen Sie vorher Dokumente und sensible Daten.

Dokumente in den Papierkorb zu schieben und diesen dann zu leeren, bedeutet nicht, dass die Dateien vollständig gelöscht sind. Tatsächlich werden nur die Verweise gelöscht. Die Dateien selbst sind auf der Festplatte aber noch vorhanden.

Nutzen Sie zum Löschen am besten spezielle Software, etwa "Eraser", löschen. Doch Vorsicht: Auch mit Software ist nicht garantiert, dass alle Daten wirklich gelöscht sind. Verkaufen Sie deshalb Speichermedien, auf denen persönliche Daten abgespeichert sind, nicht weiter. Tipps, wie Sie Daten auf Festplatten endgültig löschen, bekommen Sie auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Wichtig: Festplatten dürfen Sie nicht im Hausmüll entsorgen. Bitte bringen Sie sie auf den Wertstoffhof oder zu einem Elektrofachgeschäft.

Sie möchten mehr über Aufbewahrungsfristen erfahren? Informationen hierzu finden Sie im verlinkten PDF von Bernhard Homa (Niedersächsisches Landesarchiv) und Christian Schlöder (Sächsisches Staatsarchiv).

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